工作文档 究竟是企业资产还是个人资产?

2017/5/27 |

在公司,每个人的电脑里,积累的文档、图片等资料肯定会越来越多,一旦离职,这些资料该如何处 置呢?有些人会觉得,这些都是公司资料,属于公司资产,应当留给公司,而也会有些人觉得,这些 资料都是自己辛辛苦苦积累出来的,都是自己的劳动果实,是属于自己的资产,应该要带走。

那么,工作中产生的那些文档,究竟该属于谁呢?公司如何保证这些资料的安全性呢?下面我们先来看看几个案例。

中关村一家公司的销售员突然提出了辞职,由于种种原因,这位销售员并未对其手头的工作进行 交接。接手其工作的同事这时发现,原来这位销售人员并未留下任何与工作相关的文档资料,他原来 联系的客户连联系方式也找不到了。这一情况令老板大为恼火:根据销售员的工作汇报,其中一些客 户已经快到签单的阶段,销售员一走,而且没有留下联系方式意味着其中的一些订单就此流失了。

类似的情况对很多企业来说并不鲜见:中关村一家国内知名软件企业曾经经历过这样一次被讹诈 的情况--两名程序员走的时候带走了部分软件代码,甚至没有给公司留下源代码,而事后向公司要价 20万元。考虑到打官司可能带来的一系列问题,公司最后以10多万的代价购买了程序员手中的源代码。

所有类似的问题反映了目前企业文档管理中面临的困境:企业文档是企业资产,还是个人资产? 一位资深企业管理专家指出,目前IT企业提供了一系列企业信息管理的解决手段,但绝大多数解决方 案只针对特定的信息进行管理,如财务信息、客户信息等,而对于员工手头大量各种各样的文档却一 直没有有效的管理手段。


这种现状导致了类似前面提到的大量企业资产流失的案例。对此,某位多年从事公关公司经营的人士表示,企业的员工每天都在用OFFICE软件做各种方案,这些格式各异的方案保存在局域网内的不 同电脑里,当你需要参考时却发现很难找到需要的资料,而员工流失带来的方案流失也很难避免,这 种情况很大程度上成为企业资产的流失。

当然,很多信息无法被企业内部相关人员共享,成为真正的企业资产,很多时候并不是员工恶意 独享造成的,而是文档共享的低效率导致的。"你让别人看到你的文档就必需共享相应的目录,而且 共享后往往是所有同事都会看到,而且容易因此感染病毒。"某位从事文档管理的人员说,"现在大家 也常常用QQ或MSN这种即时通讯软件来交换文档,但这种方式只有在对方知道您有什么文档,并提出 索要的情况下才行。而无法方便、自由地检索、应用你允许其共享的所有文档"。

因此,文档管理专家杭云网络认为,企业信息化管理的下一个浪潮将是从特定信息的管理转向到 对不特定的文档信息管理,并以一种高效的共享、权限管理机制实现企业内部文档协同,只有这样, 企业文档才可能真正成为企业资产。

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