企业文档管理十大隐患,你知道几个?

2017/5/27 |

非结构化数据是企业多年的知识文化积累沉淀,譬如创新研发图纸、客户往来资料、财务经营数据等是企业的核心竞争力体现。在企业日常工作中,我们经常会遇到硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况,同时面临员工离职跳槽,新员工交接,内部员工泄密、飞单、干私活等一些企业管理棘手的问题,这些问题往往会造成企业工作执行力不够,沟通效率低下,企业知识产权泄密等,导致企业内控管理困难、利润减少、以及造成企业不可估量的损失,影响企业的良性发展,成为企业文档知识管理的十大隐患。


云图管家经过对多家企业的市场调研分析,总结出了企业运营中不可不知的十大文档管理隐患。


1、难以做到文件统一备份


在企业中,几乎人人一台电脑,由成百上千的员工组成的企业,所产生的文档数目非常庞大,其中就不乏很多对于企业而言非常重要的文档。这些文档若因某个电脑系统硬盘损坏或病毒感染导致丢失,其损失无法估量。为防止丢失,备份文件无疑是非常好的措施,但是,由于文件存储分散,文件量极大,将所有电脑中的文件一个不落的定期逐一备份,是几乎不可能完成的。


2、机密资料安全受到威胁


在接受调查的企业中,大多数管理者都认为自己企业的文件需要加入严格的保密措施,但实际上并没有多少企业将其付诸行动。企业管理中员工离职、换岗等人员流动现象十分常见,与公司有关的重要文件经常出现被复制、删除、外泄的情况,调查发现,85%的职员可以轻松的下载这些具有"竞争力"的资料和信息,78%的资料外泄来源于企业内部。员工离职后将公司商业机密文件拷贝带走,再高价卖出给竞争对手,严重情况可能会给企业造成高达上千万元的直接损失,间接损失更是不可计量。


3、文件查找困难


文件查找困难是企业中最常见的问题之一。企业运营中所产生文件量极大且存储分散,忘记文件名或存储位置的现象时有发生。据相关调查,企业中平均每人每天在查找上浪费的时间约为20分钟,根据计算,那么每人每年有11天都是在查找,由几十人,几百人组成的企业浪费的就是几十甚至上百万的支出,这些隐性支出大量吞噬者企业的利润,无形中增加了大量的成本。


4、纸质文档难储存


现如今,还有很多企业仍停留在管理纸质文档的阶段。一些公司虽然以电子文档为主要信息载体,但传阅或归档整理时仍然会大量使用办公纸张。办公纸张的浪费已经对环境造成了很大压力。除此之外,纸质文档极难储存,不仅需要占用大量的存放空间,并且非常容易腐烂发霉造成不可修复的损坏,并且完全无法检索。任何环节出现问题都会使得以前的信息资料流失,还要重新投入成本调研。由于无法检索,只能翻箱倒柜逐个查找,造成了大量时间与材料的浪费,不仅给企业带来极大的困扰,还与时下"绿色办公"理念相背离。


5、文档版本混乱


在企业运作过程中往往会产生数量庞大的文档,每份文档每天都要经过大量工作人员的反复传输,包括如:合同、报价单、方案等重要文件,根本无法做到版本统一,版本混淆造成工作失误在所难免。如签合同时误用了已作废的合同原本;在进行生产时,将原始的生产设计稿件当做最新设计稿件,察觉后再重新生产,错误批次产品作废,浪费了大量的生产原料,还延误了货品的发交期……这些情况往往导致企业利润不升反降,使企业蒙受巨大的经济损失。


6、文件难以流通、共享


大型企业内部常有几十个甚至几百个部门及分公司,员工数量则更为庞大,同部门、项目组的人员之间,通常需要频繁地交换、共享文件。如果企业没有为自己的员工提供便利的文件共享手段,那么文件发送、更新将变得非常浪费时间,文件检索和电子档案管理的难度很大,致使工作效率极为低下,成为企业信息化管理的瓶颈。


7、无法集中管理所有文件


随着企业文件量成倍增长,越来越多的文件散乱储存在数十台至数百台电脑中,想要将所有的文件集中统一管理是根本无法实现的理想。每个员工的文件组织和命名习惯各不相同,哪些文件有价值,哪些没价值,其他人很难知晓。这进一步加重了文件的分散性。企业文件越是分散,可管理性就越差。如果管理者无法收集文件、无法统一规范,就难以组织和重用。在文件严重分散的企业中,员工离职、工作交接时,文件流失、知识断层是常态。甚至往往会因为没时间交接,造成大量的知识文件不为人知,丧失价值。这些现象成为了绝大多数企业文档管理方面的病灶。


8、审批速度缓慢


文件流转过程控制也是企业文档管理中难以控制的环节,企业每天都有数十份至数百份文件要审批流转,只能逐个寻找审批人,经常需要数月时间才能完成整个流程,想全部按时完成流转过程是绝对无法实现的。据相关调查结果统计,企业远程管理和文件流转的成本约占总成本的10%左右,文件流转的过程十分繁冗并且效率低下,影响工作进程,给企业带来不必要的时间与成本的浪费。工作效率低下成为了企业的通病。


9、无法记录操作历史


企业工作离不开文档,成百上千个员工每时每刻都在对文档进行操作,每个员工对哪些文档做过哪些操作根本无法记录,工作失误后责任相互推诿的现象严重。公司的机密文件遭到恶意篡改,但是查询不到是谁做的,员工之间互相猜忌推卸责任,影响公司内部团结;有时重要内容被误删除,无法恢复至之前版本,造成重要信息的丢失,重新起草还要浪费人力与时间成本,给公司带来巨大的经济损失。


10、手动编号费时费力


企业进行文档管理,给文件编号是必不可少的环节。通过文件编号可以节省很多查找文件的时间,并且能够使文档更具有条理性。但是企业文档经年积累成千上万,根本无法做到对所有文档进行统一编号规范管理,重要文件如:合同、人事档案等,常出现编号重复或错误,造成文档错认混淆,严重影响工作。如与客户签订合同时,由于文件编号混乱,误将客户的合同调换后交给对方,不仅影响了公司的信誉,同时还触犯了合同中保密责任的相关条款,使公司蒙受经济损失,这种现象极为常见。


细数一下,企业中的文档管理竟然隐藏着这么多的隐患,有没有一款软件系统能消除以上所有隐患呢?



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